My first German email was a masterpiece of confusion.
I began with „Hallo Frau Doktor Müller!!!“, added three emojis, and ended with „Bis dann :)“.
Five minutes later, she replied with a message so formal it could have worn a tuxedo.
That’s when I learned: emails in German live on a spectrum—from warm and friendly to “I have put on a tie just to type this sentence.”
Let’s make sure your emails land in the right tone every time.
Quick Primer
German emails usually fall into two main categories:
- Formal (Sie): work, professors, official matters
- Informal (du): friends, classmates, colleagues you know well
German loves structure.
Once you learn the greeting + opener + body + closing pattern, writing emails becomes buttery smooth.
Main Email Greetings (Formal vs Informal)
Formal Greetings (Sie)
| German | IPA | English |
| Sehr geehrte Frau Müller, | /zeːɐ̯ ɡəˈeːɐ̯tə fʁaʊ̯ ˈmʏlɐ/ | Dear Ms. Müller, |
| Sehr geehrter Herr Schmidt, | /zeːɐ̯ ɡəˈeːʁtɐ hɛʁ ʃmɪt/ | Dear Mr. Schmidt, |
| Guten Tag Frau Müller, | /ˈɡuːtn̩ taːk fʁaʊ̯ ˈmʏlɐ/ | Good day Ms. Müller, |
Use Sehr geehrte/r for all serious, professional communication.
Informal Greetings (du)
| German | IPA | English |
| Hallo Anna, | /ˈhalo ˈana/ | Hi Anna, |
| Hi Max, | /haɪ̯ maks/ | Hi Max, |
| Liebe Julia, | /ˈliːbə ˈjuːli̯a/ | Dear Julia, |
| Lieber Tom, | /ˈliːbɐ tɔm/ | Dear Tom, |
Liebe(r) is warm and friendly, but still polite.
Useful Opening Lines
Formal Openers
| German | IPA | English |
| Vielen Dank für Ihre E-Mail. | /ˈfiːlən daŋk fyːɐ̯ ˈiːʁə ˈʔiːmeːl/ | Thank you for your email. |
| Ich schreibe Ihnen wegen… | /ɪç ˈʃʁaɪ̯bə ˈiːnən ˈveːɡn̩/ | I’m writing to you regarding… |
| Könnten Sie mir bitte sagen,… | /ˈkœntən ziː miːɐ̯ ˈbɪtə ˈzaːɡn̩/ | Could you please tell me…? |
Informal Openers
| German | IPA | English |
| Danke für deine Nachricht! | /ˈdaŋkə fyːɐ̯ ˈdaɪ̯nə ˈnaːxʁɪçt/ | Thanks for your message! |
| Wie geht’s dir? | /viː ɡeːts diːɐ̯/ | How are you? |
| Ich wollte kurz fragen,… | /ɪç ˈvɔltə kʊʁt͡s ˈfʁaːɡn̩/ | I just wanted to ask… |
Core Phrases For The Email Body
For Requests
- Könnten Sie mir bitte helfen?
/ˈkœntn̩ ziː miːɐ̯ ˈbɪtə ˈhɛlfn̩/
Could you please help me? - Ich bräuchte mehr Informationen.
/ɪç ˈbʁɔʏ̯çtə meːɐ̯ ɪnfomaˈt͡sioːnən/
I need more information.
For Explaining
- Ich wollte Ihnen mitteilen, dass…
I wanted to inform you that… - Hier sind die Dokumente.
Here are the documents.
For Scheduling
- Hätten Sie nächste Woche Zeit?
Do you have time next week? - Können wir einen Termin vereinbaren?
Can we schedule an appointment?
Polite Softening (Very German)
Germans love subtle politeness tools:
| German | IPA | Meaning |
| vielleicht | /fiˈlaɪ̯çt/ | maybe |
| kurz | /kʊʁt͡s/ | quickly, briefly |
| eventuell | /eˈvɛntu̯ɛl/ | possibly |
| gerne | /ˈɡɛʁnə/ | gladly, sure |
Example:
- Könnten Sie mir vielleicht kurz sagen…?
Could you maybe briefly tell me…?
Attaching Files & Documents
- Im Anhang finden Sie…
/ɪm ˈʔanhang ˈfɪndn̩ ziː/
Attached you will find… - Ich habe die Datei beigefügt.
/ɪç ˈhaːbə diː daˈtaɪ̯ ˈbaɪ̯ɡəˌfyːkt/
I’ve attached the file.
Closings (Formal vs Informal)
Formal Closings
| German | IPA | English |
| Mit freundlichen Grüßen | /mɪt ˈfʁɔɪ̯ntlɪçn̩ ˈɡʁyːsn̩/ | Kind regards |
| Freundliche Grüße | /ˈfʁɔɪ̯ntlɪçə ˈɡʁyːsə/ | Kind regards |
| Viele Grüße | /ˈfiːlə ˈɡʁyːsə/ | Many greetings |
Informal Closings
| German | IPA | English |
| Liebe Grüße | /ˈliːbə ˈɡʁyːsə/ | Love/Kind regards |
| Bis bald | /bɪs balt/ | See you soon |
| Alles Liebe | /ˈaləs ˈliːbə/ | Lots of love |
Putting It All Together (Sample Emails)
Formal Mini Email
Sehr geehrte Frau König,
/zeːɐ̯ ɡəˈeːɐ̯tə fʁaʊ̯ ˈkøːnɪç/
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ich schreibe Ihnen wegen des Termins nächste Woche.
Hätten Sie am Dienstag um 14 Uhr Zeit?
Mit freundlichen Grüßen
Lukas Weber
Informal Mini Email
Hi Lena,
/haɪ̯ ˈleːna/
danke für deine Nachricht!
Ich wollte kurz fragen, ob wir morgen noch telefonieren?
Liebe Grüße
Jonas
Region Notes
- In Austria, Liebe Grüße is very common even in semi-formal messages.
- Swiss German writers often keep emails short and direct—less flowery than Germany.
- In Germany, the difference between Sie and du is culturally important; changing from Sie → du is usually agreed on explicitly.
Mini Dialogues
Dialogue 1 – Asking For Info
Könnten Sie mir bitte die Unterlagen schicken?
/ˈkœntn̩ ziː miːɐ̯ ˈbɪtə diː ˈʊntɐˌlaːɡn̩ ˈʃɪkən/
Could you send me the documents?
Natürlich, mache ich gleich.
/naˈtyːɐ̯lɪç ˈmaxə ɪç ɡlaɪ̯ç/
Of course, I’ll do it right away.
Dialogue 2 – Setting A Meeting
Wann passt es Ihnen?
/van past ɛs ˈiːnən/
When works for you?
Am Donnerstag um 10 Uhr.
/am ˈdɔnɐsˌtaːk ʊm t͡seːn uːɐ̯/
Thursday at 10.
Perfekt.
/pɛʁˈfɛkt/
Perfect.
Dialogue 3 – Informal Contact
Hey, hast du kurz Zeit?
/heɪ̯ hast duː kʊʁt͡s t͡saɪ̯t/
Hey, do you have a moment?
Ja, schreib einfach.
/jaː ʃʁaɪ̯p ˈaɪ̯nfax/
Yeah, just write.
Quick Reference
| Phrase | IPA | Meaning |
| Sehr geehrte/r… | /zeːɐ̯ ɡəˈeːɐ̯tə/ | Dear… (formal) |
| Hallo… | /ˈhalo/ | Hi… |
| Vielen Dank für Ihre E-Mail | /ˈfiːlən daŋk fyːɐ̯ ˈiːmeːl/ | Thank you for your email |
| Im Anhang finden Sie… | /ɪm ˈʔanhang ˈfɪndn̩ ziː/ | Attached you will find… |
| Mit freundlichen Grüßen | /mɪt ˈfʁɔɪ̯ntlɪçn̩ ˈɡʁyːsn̩/ | Kind regards |
| Liebe Grüße | /ˈliːbə ˈɡʁyːsə/ | Best wishes |
Five-Minute Practice Plan
- Write one formal opening and one informal opening.
- Practice reading Sehr geehrte Frau… with confident pronunciation.
- Create 3 micro-sentences using Könnten Sie…
- Shadow Dialogue 1 once.
- Write a one-line email asking for a meeting.
- Try swapping endings: Viele Grüße, Mit freundlichen Grüßen, Liebe Grüße.
Emails Made Easy, One Yak At A Time
Once you understand the greeting + opener + message + closing rhythm, German emails stop feeling scary.
You’ll write messages that are polite when needed, warm when wanted, and never accidentally imply you live under Berlin like a strange subway yak again.