My first “serious” German job was in an office where everyone spoke very fast and used words I had never seen in any textbook.
My vocabulary was:
- Kaffee /ˈkafeː/ – coffee
- Tisch /tɪʃ/ – table
- Computer /kɔmˈpjuːtɐ/ – computer
Their vocabulary was:
- Besprechung /bəˈʃprɛçʊŋ/ – meeting
- Frist /fʁɪst/ – deadline
- Rechnung /ˈʁɛçnʊŋ/ – invoice
One day my boss said:
« Wir verschieben die Besprechung, der Kunde hat das Angebot noch nicht bestätigt. »
We’re postponing the meeting, the client hasn’t confirmed the offer yet.
I caught “meeting” and “client” and then my brain quietly died.
So I started my own secret project: a “business German survival list”.
Not fancy legal language, just the words you actually need to survive emails, meetings, and that one colleague who loves talking about Projekte /pʁoˈjɛktə/.
You’re about to steal that list.
Quick Primer: What “Business German” Really Is
Most “business German” is just normal German plus a few favourite nouns and verbs that show up all the time.
A few things to keep in mind:
- You’ll see die Firma /diː ˈfɪʁma/ and das Unternehmen /das ʊntɐˈneːmən/ for “company”.
- Office life is full of die Besprechung /bəˈʃprɛçʊŋ/ (meeting), die E-Mail /ˈiːmeːl/, die Frist /fʁɪst/ (deadline).
- Germans love nouns like die Verantwortung /fɛɐ̯ˈantvɔʁtʊŋ/ (responsibility) and die Zuständigkeit /ˈtsuːʃtɛndɪçkaɪ̯t/ (area of responsibility).
The goal is not to memorise 300 new words overnight.
You want 40–60 high-frequency business words you see and hear everywhere.
Let’s build that toolkit.
Core People And Roles At Work
Start with the humans. These are the people you meet in emails, meetings, and occasionally at the coffee machine.
| German | IPA | English |
| die Firma | /diː ˈfɪʁma/ | company (informal/common) |
| das Unternehmen | /das ʊntɐˈneːmən/ | company, enterprise |
| der Chef | /deːɐ̯ ʃɛf/ | (male) boss |
| die Chefin | /diː ˈʃɛfɪn/ | (female) boss |
| der Kollege | /deːɐ̯ kɔˈleːɡə/ | (male) colleague |
| die Kollegin | /diː kɔˈleːɡɪn/ | (female) colleague |
| das Team | /das tiːm/ | team |
| der Mitarbeiter | /deːɐ̯ ˈmɪtˌaʁbaɪ̯tɐ/ | male employee |
| die Mitarbeiterin | /diː ˈmɪtˌaʁbaɪ̯tɛʁɪn/ | female employee |
| der Kunde | /deːɐ̯ ˈkʊndə/ | male customer/client |
| die Kundin | /diː ˈkʊndɪn/ | female customer/client |
| die Geschäftsführung | /diː ɡəˈʃɛftsˌfyːʁʊŋ/ | management, executive board |
Useful patterns:
- Ich arbeite in einem kleinen Unternehmen.
I work in a small company. - Mein Chef ist heute nicht im Büro.
My boss is not in the office today.
Office Objects And Places
Next, the physical world where business German lives: desks, rooms, and machines that never work when you need them.
| German | IPA | English |
| das Büro | /das byˈʁoː/ | office |
| das Großraumbüro | /das ˈɡʁoːsʁaʊ̯mbyˈʁoː/ | open-plan office |
| der Schreibtisch | /deːɐ̯ ˈʃʁaɪ̯ptɪʃ/ | desk |
| der Bildschirm | /deːɐ̯ ˈbɪltʃɪʁm/ | screen, monitor |
| der Laptop | /deːɐ̯ ˈlæptɔp/ | laptop |
| der Drucker | /deːɐ̯ ˈdʁʊkɐ/ | printer |
| der Besprechungsraum | /deːɐ̯ bəˈʃprɛçʊŋsˌʁaʊ̯m/ | meeting room |
| die Kantine | /diː kanˈtiːnə/ | canteen |
| die Kaffeeküche | /diː ˈkafeːˌkʏçə/ | office kitchen |
| der Empfang | /deːɐ̯ ɛmˈfaŋ/ | reception (place) |
Example:
- Wir treffen uns im Besprechungsraum.
We’re meeting in the meeting room.
Meetings, Calls, And Schedules
The soul of office life: meetings, dates, and calendar chaos.
| German | IPA | English |
| die Besprechung | /diː bəˈʃprɛçʊŋ/ | meeting |
| das Meeting | /das ˈmiːtɪŋ/ | meeting (Denglisch) |
| der Termin | /deːɐ̯ tɛʁˈmiːn/ | appointment, meeting slot |
| einen Termin vereinbaren | /ˈaɪ̯nən tɛʁˈmiːn fɛɐ̯ˈaɪ̯nbaːʁən/ | to schedule an appointment |
| einen Termin verschieben | /ˈaɪ̯nən tɛʁˈmiːn fɛɐ̯ˈʃiːbən/ | to postpone an appointment |
| pünktlich | /ˈpʏŋktlɪç/ | on time, punctual |
| die Agenda | /diː aˈɡɛnda/ | agenda |
| die Präsentation | /diː pʁɛzɛntaˈtsioːn/ | presentation |
| die Videokonferenz | /diː ˈviːdeoˌkɔnfɛˌʁɛnts/ | video conference |
| telefonieren | /telɛfoˈniːʁən/ | to talk on the phone |
Handy phrases:
- Wir müssen einen neuen Termin vereinbaren.
We need to arrange a new appointment. - Die Besprechung beginnt um neun Uhr.
The meeting starts at nine.
Projects, Deadlines, And Tasks
This is where Germans get very serious and slightly allergic to chaos.
| German | IPA | English |
| das Projekt | /das pʁoˈjɛkt/ | project |
| das Ziel | /das tsiːl/ | goal, target |
| die Aufgabe | /diː ˈaʊ̯fˌɡaːbə/ | task |
| die Verantwortung | /diː fɛɐ̯ˈantvɔʁtʊŋ/ | responsibility |
| die Zuständigkeit | /diː ˈtsuːʃtɛndɪçkaɪ̯t/ | area of responsibility |
| die Deadline | /diː ˈdɛdlaɪ̯n/ | deadline (very common) |
| die Frist | /diː fʁɪst/ | deadline, time limit (more German) |
| die Planung | /diː ˈplaːnʊŋ/ | planning |
| die Strategie | /diː ʃtʁateˈɡiː/ | strategy |
| die Priorität | /diː pʁioʁiˈtɛːt/ | priority |
Example sentences:
- Wir haben ein wichtiges Projekt mit kurzer Frist.
We have an important project with a short deadline. - Wer ist für diese Aufgabe zuständig?
Who is responsible for this task?
Money, Invoices, And Contracts
If there’s money involved, German gets very precise very quickly.
| German | IPA | English |
| das Budget | /das byˈdʒɛː/ | budget |
| die Rechnung | /diː ˈʁɛçnʊŋ/ | invoice, bill |
| das Angebot | /das ˈanɡəˌboːt/ | offer, quotation |
| der Vertrag | /deːɐ̯ fɛɐ̯ˈtʁaːk/ | contract |
| die Bestellung | /diː bəˈʃtɛlʊŋ/ | order (for goods) |
| die Zahlung | /diː ˈt͡saːlʊŋ/ | payment |
| der Preis | /deːɐ̯ pʁaɪ̯s/ | price |
| die Kosten | /diː ˈkɔstn̩/ | costs |
| die Mahnung | /diː ˈmaːnʊŋ/ | reminder (for unpaid bills) |
| die Umsatzsteuer | /diː ˈʊmzat͡sˌʃtɔʏ̯ɐ/ | sales tax, VAT |
Examples:
- Wir schicken dem Kunden morgen das Angebot.
We’ll send the client the offer tomorrow. - Die Rechnung ist noch offen.
The invoice is still unpaid.
Email And Communication Phrases
You can’t escape German email culture. Here are common words and phrases that live in subject lines and message bodies.
| German | IPA | English |
| die E-Mail | /diː ˈiːmeːl/ | |
| die Nachricht | /diː ˈnaːxʁɪçt/ | message |
| der Betreff | /deːɐ̯ bəˈtʁɛf/ | subject line |
| die Anfrage | /diː ˈanˌfʁaːɡə/ | inquiry, request |
| die Rückmeldung | /diː ˈʁʏkˌmɛldʊŋ/ | feedback, response |
| die Information | /diː ɪnfɔʁmaˈtsioːn/ | information |
| die Unterlage | /diː ˈʊntɐˌlaːɡə/ | document(s), paperwork |
| im Anhang | /ɪm ˈanhaŋ/ | in the attachment |
| zur Verfügung stehen | /tsuːɐ̯ fɛɐ̯ˈfyːɡʊŋ ˈʃteːən/ | to be available |
| sich melden | /zɪç ˈmɛldn̩/ | to get in touch |
Useful email phrases:
- Vielen Dank für Ihre Anfrage.
Many thanks for your inquiry. - Im Anhang finden Sie die Unterlagen.
In the attachment you will find the documents. - Bitte geben Sie mir eine kurze Rückmeldung.
Please give me a short reply/feedback.
Region Notes: Germany, Austria, Switzerland
The words above work fine in:
- Deutschland /ˈdɔʏ̯tʃlant/ – Germany
- Österreich /ˈøːstɐʁaɪ̯ç/ – Austria
- die Schweiz /diː ʃvaɪ̯t͡s/ – Switzerland
A few small differences you might see or hear:
- In Austria and southern Germany, die Firma is extremely common in everyday talk; das Unternehmen sounds a bit more formal or neutral.
- In Switzerland, people might talk about die Sitzung /diː ˈzɪt͡sʊŋ/ instead of die Besprechung for a meeting.
- For “mobile phone”, you may see das Handy /das ˈhɛndi/ everywhere, including in business emails, even though the “proper” word is das Mobiltelefon /moˈbiːlˌteːlefoːn/.
As a learner, focusing on the standard forms you’ve seen here is more than enough. The local flavours are bonus sprinkles.
Mini Dialogues: Business German In Action
Dialogue 1 – Setting Up A Meeting
Können wir einen Termin für die Besprechung vereinbaren?
/ˈkœnən viːɐ̯ ˈaɪ̯nən tɛʁˈmiːn fyːɐ̯ diː bəˈʃprɛçʊŋ fɛɐ̯ˈaɪ̯nbaːʁən/
Can we schedule an appointment for the meeting?
Ja, wie sieht es am Mittwoch um zehn Uhr aus?
/jaː viː ziːt ɛs am ˈmɪtvoχ ʊm tseːn uːɐ̯ aʊ̯s/
Yes, how does Wednesday at ten o’clock look?
Das passt gut, ich trage den Termin ins Kalender ein.
/das past ɡuːt ɪç ˈtʁaːɡə deːn tɛʁˈmiːn ɪns kaˈlɛndɐ aɪ̯n/
That works well, I’ll enter the appointment into the calendar.
Super, dann sehen wir uns am Mittwoch.
/ˈzuːpɐ dan ˈzeːən viːɐ̯ ʊns am ˈmɪtvoχ/
Great, then we’ll see each other on Wednesday.
Dialogue 2 – Talking About A Project And Deadline
Wie läuft das neue Projekt mit dem Kunden?
/viː lɔɪ̯ft das ˈnɔɪ̯ə pʁoˈjɛkt mɪt deːm ˈkʊndn̩/
How is the new project with the client going?
Ganz gut, aber die Frist ist ziemlich kurz.
/ɡants ɡuːt abɐ diː fʁɪst ɪst ˈtsiːmlɪç kʊʁts/
Pretty well, but the deadline is quite short.
Hast du genug Unterstützung im Team?
/has duː ɡəˈnuːk ʊntɐˈʃtʏtsʊŋ ɪm tiːm/
Do you have enough support in the team?
Ja, aber wir müssen die Aufgaben klar verteilen.
/jaː abɐ viːɐ̯ ˈmʏsn̩ diː ˈaʊ̯fˌɡaːbn̩ klaːɐ̯ fɛɐ̯ˈtaɪ̯ln̩/
Yes, but we need to distribute the tasks clearly.
Dialogue 3 – Email And Invoice
Haben Sie meine E-Mail mit der Rechnung bekommen?
/ˈhaːbn̩ ziː ˈmaɪ̯nə ˈiːmeːl mɪt deːɐ̯ ˈʁɛçnʊŋ bəˈkɔmən/
Did you receive my email with the invoice?
Ja, vielen Dank, wir prüfen sie gerade.
/jaː ˈfiːlən daŋk viːɐ̯ ˈpʁyːfn̩ ziː ɡəˈʁaːdə/
Yes, thank you, we’re checking it right now.
Wann können wir mit der Zahlung rechnen?
/van ˈkœnən viːɐ̯ mɪt deːɐ̯ ˈt͡saːlʊŋ ˈʁɛçnən/
When can we expect the payment?
Spätestens nächste Woche.
/ˈʃpɛːtn̩stəns ˈnɛːçstə ˈvɔxə/
At the latest next week.
Quick Reference: Essential Business Words
| German | IPA | English |
| die Firma | /diː ˈfɪʁma/ | company |
| das Unternehmen | /das ʊntɐˈneːmən/ | company, enterprise |
| der Chef / die Chefin | /deːɐ̯ ʃɛf, diː ˈʃɛfɪn/ | boss (m/f) |
| der Kollege / die Kollegin | /deːɐ̯ kɔˈleːɡə, diː kɔˈleːɡɪn/ | colleague (m/f) |
| der Kunde / die Kundin | /deːɐ̯ ˈkʊndə, diː ˈkʊndɪn/ | client, customer |
| das Büro | /das byˈʁoː/ | office |
| die Besprechung | /diː bəˈʃprɛçʊŋ/ | meeting |
| der Termin | /deːɐ̯ tɛʁˈmiːn/ | appointment |
| die Frist | /diː fʁɪst/ | deadline |
| das Projekt | /das pʁoˈjɛkt/ | project |
| die Aufgabe | /diː ˈaʊ̯fˌɡaːbə/ | task |
| die Verantwortung | /diː fɛɐ̯ˈantvɔʁtʊŋ/ | responsibility |
| das Budget | /das byˈdʒɛː/ | budget |
| die Rechnung | /diː ˈʁɛçnʊŋ/ | invoice |
| das Angebot | /das ˈanɡəˌboːt/ | offer/quotation |
| der Vertrag | /deːɐ̯ fɛɐ̯ˈtʁaːk/ | contract |
| die E-Mail | /diː ˈiːmeːl/ | |
| die Rückmeldung | /diː ˈʁʏkˌmɛldʊŋ/ | feedback, reply |
| im Anhang | /ɪm ˈanhaŋ/ | in the attachment |
Five-Minute Practice Plan
- Role Vocabulary Burst (1 minute)
Say these pairs out loud three times:
- der Chef – die Chefin
- der Kollege – die Kollegin
- der Kunde – die Kundin
- der Chef – die Chefin
- Then make one sentence:
Mein Chef spricht mit einem Kunden. - Meeting Mini-Drill (1 minute)
Practice this pattern with different days:
- Wir haben am Montag eine Besprechung.
- Wir haben am Dienstag eine Besprechung.
- Wir haben am Freitag eine Besprechung.
- Wir haben am Montag eine Besprechung.
- Project & Deadline Lines (1 minute)
Say:
- Das Projekt ist wichtig.
- Die Frist ist sehr kurz.
- Wer ist für diese Aufgabe verantwortlich?
- Das Projekt ist wichtig.
- Email Template Shadowing (1–2 minutes)
Read this slowly, then at natural speed:
- Vielen Dank für Ihre Anfrage.
- Im Anhang finden Sie die Unterlagen.
- Bitte geben Sie mir eine kurze Rückmeldung.
- Vielen Dank für Ihre Anfrage.
- Personal Business Sentence (30–60 seconds)
Create one true sentence about your own work or study situation, using at least two new words, for example:
- Ich habe morgen ein wichtiges Meeting mit meinem Chef.
- In meiner Firma arbeiten viele Kollegen im Großraumbüro.
- Ich habe morgen ein wichtiges Meeting mit meinem Chef.
- Say it three times until it feels natural.
From “Kaffee?” To Confident Office Yak
Business German can look scary on paper, full of long nouns and serious faces.
But once you know words like Termin, Besprechung, Frist, Rechnung, and Projekt, you suddenly understand half the emails and can bluff your way through a lot of small talk at the coffee machine.
Add a few of these words to your active vocabulary each week, and soon you won’t just “survive” German at work – you’ll be the one calmly saying:
„Kein Stress, wir verschieben den Termin und schicken dem Kunden ein neues Angebot.“
No stress, we’ll move the appointment and send the client a new offer.