My first professional phone call in Germany was a disaster.
I picked up and said, in my brightest yak voice:
„Ja?“
Silence. Then a very serious man replied:
„Äh… Spreche ich mit Herrn… Yak?“
Apparently, in professional German life you don’t answer the phone like a teenager who just woke up. There’s a whole mini-system of greetings, phrases, and polite formulas that make you sound competent, calm, and not like you’re calling from a barn.
Let’s turn your German phone skills from “panic breathing” into “confident office human.”
Quick Primer
Professional phone German is built on three pillars:
- Clear greetings
- Polite fixed phrases
- Formal Sie /ziː/ instead of du /duː/
Key words you’ll meet a lot:
| German | IPA | English |
| das Telefon | /ˈteːlefoːn/ | telephone |
| telefonieren | /telɛfoˈniːʁən/ | to talk on the phone |
| der Anruf | /ˈanʁuːf/ | phone call |
| anrufen | /ˈanˌʁuːfən/ | to call |
| die Durchwahl | /ˈdʊʁçˌvaːl/ | extension number |
| die Leitung | /ˈlaɪ̯tʊŋ/ | line |
You don’t need fancy grammar. You need right phrases, said smoothly.
How To Answer The Phone Professionally
In a professional context, never just say Ja? /jaː/
Typical ways to answer:
| German | IPA | English |
| Guten Tag, Firma Schneider, Müller am Apparat. | /ˈɡuːtn̩ taːk ˈfɪʁma ˈʃnaɪ̯dɐ ˈmʏlɐ am ʔapaˈʁaːt/ | Good day, Schneider Company, Müller speaking. |
| Guten Morgen, Praxis Dr. Weber, Sie sprechen mit Frau König. | /ˈɡuːtn̩ ˈmɔʁɡn̩ ˈpʁaksɪs dɔkˈtoːɐ̯ ˈveːbɐ ziː ˈʃpʁɛçən mɪt fʁaʊ̯ ˈkøːnɪç/ | Good morning, Dr. Weber’s practice, this is Ms. König speaking. |
| Guten Tag, Müller. | /ˈɡuːtn̩ taːk ˈmʏlɐ/ | Good day, Müller speaking. |
Pattern to copy:
Guten Tag, [Firma/Ort], [Name] am Apparat.
/ˈɡuːtn̩ taːk … am ʔapaˈʁaːt/
Meaning: “Good day, [company], [name] speaking.”
How To Introduce Yourself On The Phone
If you’re the one calling:
| German | IPA | English |
| Guten Tag, hier spricht… | /ˈɡuːtn̩ taːk hiːɐ̯ ʃpʁɪçt/ | Good day, this is… |
| Mein Name ist… | /maɪ̯n ˈnaːmə ɪst/ | My name is… |
| Ich rufe an wegen… | /ɪç ˈʁuːfə an ˈveːɡn̩/ | I’m calling about… |
Example:
Guten Tag, hier spricht Anna Meier. Ich rufe an wegen der Rechnung.
Good day, this is Anna Meier speaking. I’m calling about the invoice.
Asking For A Person Or Department
| German | IPA | English |
| Kann ich bitte mit Herrn Müller sprechen? | /kan ɪç ˈbɪtə mɪt hɛʁn̩ ˈmʏlɐ ˈʃpʁɛçən/ | May I speak with Mr. Müller, please? |
| Ich hätte gern Frau Schneider gesprochen. | /ɪç ˈhɛtə ɡɛʁn fʁaʊ̯ ˈʃnaɪ̯dɐ ɡəˈʃpʁɔxn̩/ | I would like to have spoken with Ms. Schneider. |
| Sind Sie für Rechnungen zuständig? | /zɪnt ziː fyːɐ̯ ˈʁɛçnʊŋən ˈt͡suːʃtandɪç/ | Are you responsible for invoices? |
| Könnten Sie mich bitte mit der Buchhaltung verbinden? | /ˈkœntn̩ ziː mɪç ˈbɪtə mɪt deːɐ̯ ˈbuːxˌhaltʊŋ fɛɐ̯ˈbɪndn̩/ | Could you connect me to accounting, please? |
Useful verb:
verbinden /fɛɐ̯ˈbɪndən/ – to connect, transfer (a call)
Clarifying, Repeating, And Spelling
Phones are noisy, and German names can be… ambitious. These phrases save you.
| German | IPA | English |
| Könnten Sie das bitte wiederholen? | /ˈkœntn̩ ziː das ˈbɪtə ˌviːdɐˈhoːlən/ | Could you repeat that, please? |
| Wie bitte? | /viː ˈbɪtə/ | Pardon? |
| Könnten Sie bitte etwas langsamer sprechen? | /ˈkœntn̩ ziː ˈbɪtə ˈɛtvas ˈlaŋzamɐ ˈʃpʁɛçən/ | Could you speak a bit more slowly, please? |
| Können Sie mir das buchstabieren? | /ˈkœnən ziː miːɐ̯ das ˌbuːxtaˈbiːʁən/ | Can you spell that for me? |
To spell your name:
Das schreibt man M – E – I – E – R.
/ das ʃʁaɪ̯pt man ˈɛm eː ʔiː eː ʔɛʁ /
It’s spelled M – E – I – E – R.
Talking About The Reason For Your Call
Short, clear formulas work best.
| German | IPA | English |
| Es geht um… | /ɛs ɡeːt ʊm/ | It’s about… |
| Ich rufe an wegen… | /ɪç ˈʁuːfə an ˈveːɡn̩/ | I’m calling about… |
| Ich wollte nachfragen wegen… | /ɪç ˈvɔltə ˈnaːxˌfʁaːɡn̩ ˈveːɡn̩/ | I wanted to follow up about… |
| Ich hätte eine kurze Frage zu… | /ɪç ˈhɛtə ˈaɪ̯nə ˈkʊʁt͡sə ˈfʁaːɡə t͡suː/ | I have a quick question about… |
Examples:
- Es geht um Ihre E-Mail von gestern.
It’s about your email from yesterday. - Ich rufe an wegen der Bestellung.
I’m calling about the order.
Taking And Leaving Messages
Taking A Message
| German | IPA | English |
| Einen Moment, ich schaue nach. | /ˈaɪ̯nən moˈmɛnt ɪç ˈʃaʊ̯ə naːx/ | One moment, I’ll check. |
| Er ist gerade nicht im Büro. | /eːɐ̯ ɪst ɡəˈʁaːdə nɪçt ɪm byˈʁoː/ | He is not in the office right now. |
| Kann ich eine Nachricht aufnehmen? | /kan ɪç ˈaɪ̯nə ˈnaːxʁɪçt ˈaʊ̯fˌneːmən/ | Can I take a message? |
Useful pattern:
Möchten Sie eine Nachricht hinterlassen?
/ˈmœçtn̩ ziː ˈaɪ̯nə ˈnaːxʁɪçt hɪntɐˈlasn̩/
Would you like to leave a message?
Leaving A Message
- Könnten Sie ihm bitte sagen, dass ich zurückrufe?
/ˈkœntn̩ ziː ʔiːm ˈbɪtə ˈzaːɡn̩ das ɪç t͡sʊˈʁʏkˌʁuːfə/
Could you please tell him I’ll call back? - Bitte richten Sie ihr aus, dass…
/ˈbɪtə ˈʁɪçtn̩ ziː iːɐ̯ aʊ̯s das/
Please let her know that…
Ending The Call Politely
You generally:
- Summarize or confirm
- Thank
- Say goodbye
Useful phrases:
| German | IPA | English |
| Vielen Dank für Ihre Hilfe. | /ˈfiːlən daŋk fyːɐ̯ ˈiːʁə ˈhɪlfə/ | Thank you very much for your help. |
| Danke für Ihren Anruf. | /ˈdaŋkə fyːɐ̯ ˈiːʁən ˈanʁuːf/ | Thank you for your call. |
| Auf Wiederhören. | /aʊ̯f ˈviːdɐˌhøːʁən/ | Goodbye (on the phone) |
| Einen schönen Tag noch. | /ˈaɪ̯nən ˈʃøːnən taːk nɔx/ | Have a nice day. |
Example closing:
Vielen Dank für Ihre Zeit. Auf Wiederhören.
Thank you very much for your time. Goodbye.
Region Notes
- Auf Wiederhören /aʊ̯f ˈviːdɐˌhøːʁən/ is standard in Germany for ending calls.
- In Austria and Switzerland, people may also just say Auf Wiedersehen /aʊ̯f ˈviːdɐˌzeːən/ or even Schönen Tag noch, especially if they’ve already said goodbye once.
- Swiss German speakers might switch to Swiss-German phrases in informal calls, but in professional situations Standard German is normal.
Mini Dialogues
Dialogue 1 – Calling A Company
Guten Tag, hier spricht Laura Becker von Firma X.
/ˈɡuːtn̩ taːk hiːɐ̯ ʃpʁɪçt ˈlaʊ̯ʁa ˈbɛkɐ fɔn ˈfɪʁma ɪks/
Good day, this is Laura Becker from Company X speaking.
Ich rufe an wegen der Bestellung.
/ɪç ˈʁuːfə an ˈveːɡn̩ deːɐ̯ bəˈʃtɛlʊŋ/
I’m calling about the order.
Können Sie mir die Lieferzeit sagen?
/ˈkœnən ziː miːɐ̯ diː ˈliːfɐˌt͡saɪ̯t ˈzaːɡn̩/
Could you tell me the delivery time?
Dialogue 2 – Being Transferred
Guten Morgen, Firma König, Schneider am Apparat.
/ˈɡuːtn̩ ˈmɔʁɡn̩ ˈfɪʁma ˈkøːnɪç ˈʃnaɪ̯dɐ am ʔapaˈʁaːt/
Good morning, König Company, Schneider speaking.
Guten Morgen, könnte ich bitte mit der Buchhaltung sprechen?
/ˈɡuːtn̩ ˈmɔʁɡn̩ ˈkœntə ɪç ˈbɪtə mɪt deːɐ̯ ˈbuːxˌhaltʊŋ ˈʃpʁɛçən/
Good morning, could I speak with accounting, please?
Einen Moment, ich verbinde Sie.
/ˈaɪ̯nən moˈmɛnt ɪç fɛɐ̯ˈbɪndə ziː/
One moment, I’ll connect you.
Dialogue 3 – Leaving A Message
Herr Braun ist leider nicht im Büro.
/hɛʁ bʁaʊ̯n ɪst ˈlaɪ̯dɐ nɪçt ɪm byˈʁoː/
Mr. Braun is unfortunately not in the office.
Okay, dann richte ich ihm aus, dass Sie angerufen haben.
/oˈkeː dan ˈʁɪçtə ɪç ʔiːm aʊ̯s das ziː ˈanɡəˌʁuːfn̩ ˈhaːbn̩/
Okay, then I’ll let him know that you called.
Vielen Dank, auf Wiederhören.
/ˈfiːlən daŋk aʊ̯f ˈviːdɐˌhøːʁən/
Thank you very much, goodbye.
Quick Reference
| German | IPA | English |
| Guten Tag, [Name] am Apparat. | /ˈɡuːtn̩ taːk … am ʔapaˈʁaːt/ | Good day, [Name] speaking. |
| Hier spricht… | /hiːɐ̯ ʃpʁɪçt/ | This is… speaking. |
| Ich rufe an wegen… | /ɪç ˈʁuːfə an ˈveːɡn̩/ | I’m calling about… |
| Könnten Sie das bitte wiederholen? | /ˈkœntn̩ ziː das ˈbɪtə ˌviːdɐˈhoːlən/ | Could you repeat that, please? |
| Können Sie mich verbinden? | /ˈkœnən ziː mɪç fɛɐ̯ˈbɪndən/ | Can you put me through? |
| Kann ich eine Nachricht hinterlassen? | /kan ɪç ˈaɪ̯nə ˈnaːxʁɪçt hɪntɐˈlasn̩/ | Can I leave a message? |
| Vielen Dank für Ihre Hilfe. | /ˈfiːlən daŋk fyːɐ̯ ˈiːʁə ˈhɪlfə/ | Thank you very much for your help. |
| Auf Wiederhören. | /aʊ̯f ˈviːdɐˌhøːʁən/ | Goodbye (on the phone) |
Five-Minute Practice Plan
- Say three different phone greetings out loud, including your name.
- Practice one self-introduction: Guten Tag, hier spricht… Ich rufe an wegen…
- Shadow Dialogue 2 once, focusing on rhythm and politeness.
- Make two “reason for calling” sentences using Es geht um… and Ich hätte eine kurze Frage zu…
- Practice asking someone to repeat: Könnten Sie das bitte wiederholen?
- Close with a full goodbye: Vielen Dank für Ihre Hilfe. Auf Wiederhören.
Ring, Ring – Your Professional German Just Leveled Up
Once these phrases sit on your tongue, German phone calls stop feeling like horror scenes and start feeling like normal adult life.
You’ll greet, connect, clarify, and say goodbye like someone who absolutely does not answer business calls with a sleepy “Ja?”—even if you’re still a slightly overcaffeinated yak on the inside.